Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE

SENIOREN VERENIGING MIDDEN-HOLLAND (SVMH)

zoals vastgesteld op 25 oktober 2017 en herzien op 23 mei 2018

Artikel 1

Wijze van aanmelding en de toelatingsprocedure

1. Natuurlijke personen die lid wensen te worden kunnen dit doen door of een aanmeldingsformulier in te vullen en in te leveren bij de pennigmeester, of zich telefonisch op te geven bij de penningmeester.
2. De penningmeester houdt een bestand van leden bij. Hierin registreert hij tevens de contributie betalingen. Dit bestand wordt tevens gebruikt voor het verzenden van het verenigingsorgaan.
3. Leden die in het verleden zijn geroyeerd omdat zij niet aan hun financiële verplichtingen hebben voldaan, worden pas geaccepteerd als lid als zij hun achterstallige contributie hebben betaald.
4. Indien er vanuit de bestaande leden bezwaar zijn iemand als lid toe te laten beslist het bestuur na beide partijen te hebben gehoord.

Artikel 2

Royement

Leden die zich niet voor 1 december van een jaar hebben afgemeld worden geacht hun lidmaatschap voor het komende jaar te verlengen. Leden die, ook na een herinnering, hun contributie voor het lopende jaar niet hebben betaald worden (in principe) in de maand april ontzet uit het lidmaatschap.

Artikel 3

Ereleden en leden van verdienste

1. Leden die zich langdurig in bijzondere mate hebben ingezet om de doelen van de SVMH te bereiken kunnen in de ledenvergadering, op voordracht van het bestuur, worden benoemd tot erelid. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie betaling.
2. Leden en niet leden die zich in bijzondere mate hebben ingezet om de doelen van de SVMH te bereiken kunnen in de ledenvergadering, op voordracht van het bestuur, worden benoemd tot lid van verdienste. Leden van verdienste zijn vrijgesteld van contributie betaling.

Artikel 4

Reizen

1. Algemeen

De SVMH organiseert dagtochten en meerdaagse reizen. De vereniging heeft een reiscommissie die is belast is met de organisatie van deze reizen. De financiële afhandeling van de reizen wordt door de penningmeester gedaan.

Mensen die geen lid zijn van de SVMH kunnen ook aan deze reizen deelnemen. Zij betalen een opslag van €10,00 op de reissom.

De reiscommissie heeft overleg met een of meerdere reisorganisatie(s) die de reizen uit kan voeren. Zij maakt omstreeks oktober/november een keuze uit het aanbod van een van deze organisaties voor het volgende jaar.

2.Organisatie

1. 1. Het voorlopige nieuwe reisschema wordt in “Het Blad” en op de website van de SVMH gepubliceerd. De reizen en data worden definitief nadat de aanmelding is opengesteld.
   2. De reiscommissie vraagt tijdig een offerte voor een geplande reis aan bij de reisorganisatie. Deze offerte wordt besproken in de commissie
   3. Indien een offerte is geaccepteerd wordt de uitnodiging voor de reis opgesteld. Deze komt in “Het Blad”. De basis gegevens komen op de website nadat de bezorgers “Het Blad” kunnen ophalen voor bezorging. In de uitnodiging wordt een omschrijving van de reis gegeven, de prijs voor leden en niet leden, de wijze van aanmelden (via de betaling), de opstapplaatsen, vertrektijden en peildatum (zie 3). Tevens wordt het rekeningnummer vermeldt waarop moet worden betaald.
   4. De deelnemers worden verzocht op de betaling te vermelden wat hun opstapplaats is, hun dieet en eventueel andere informatie die van belang is.
   5. Na ontvangst van de betaling wordt de persoon op de lijst van deelnemers geplaatst. Indien er meer deelnemers zijn dan beschikbare plaatsen geldt de volgorde van betaling. Deze personen komen op een wachtlijst (op volgorde van betaling).

3. Peildatum en gerelateerde activiteiten

1. 1. De peildatum is de datum waarop de reiscommissie, in overleg met de reisorganisatie, besluit of een dagtocht of meerdaagse reis doorgaat. Op die datum gaat de SVMH naar de reisorganisatie definitief verplichtingen aan. In het verlengde hiervan gaat de reisorganisatie verplichtingen aan naar haar relaties.
   2. Indien een reis niet doorgaat worden de deelnemers kort na de peildatum hierover telefonisch geïnformeerd. In dat geval wordt de betaalde reissom terugbetaald.
   3. Vanaf de peildatum vindt er géén terugbetaling meer plaats aan een aangemelde deelnemer die zich afmeldt als een reis doorgaat.
   4. Bij dagtochten informeert de reiscommissie de reisorganisatie één week vóór aanvang van een dagtocht (7*24 uur) over het aantal deelnemers en de gewenste diëten. Dit op basis van de door de deelnemers verstrekt informatie bij het aanmelden.
   5. Bij meerdaagse reizen informeert de reiscommissie de reisorganisatie twee maanden vóór aanvang van de meerdaagse reis (peildatum) schriftelijk via een lijst met deelnemers, bezetting van eenpersoons- en tweepersoonskamers, de diëten, het aantal rollators en eventuele aanvullende wensen van deelnemers. Dit op basis van de informatie die de deelnemers hebben verstrekt bij hun aanmelding.
   6. Indien er belangstellenden zijn die na de peildatum nog willen boeken worden deze, eventueel na overleg met de reisorganisatie, alsnog op de deelnemers lijst geplaatst. De reissom moet in die gevallen direct worden betaald.
   7. Een deelnemer mag zich laten vervangen door een ander persoon. Dit dient te worden gemeld aan de reiscommissie. De onderlinge verrekening van de reissom gaat buiten de SVMH om. Een eventuele toeslag voor een niet lid moet aan de SVMH worden betaald.

4. Verantwoordelijkheid voor uitvoering van de reizen

De reisorganisatie en hun chauffeur, als ter plaatse aanwezige medewerker, is verantwoordelijk voor de uitvoering van de reizen. Namens de SVMH is er altijd een vertegenwoordiger aanwezig als begeleider.

5. Opstap- en uitstap plaatsen

Ten behoeve van de deelnemers zijn er meerdere opstap- en uitstap plaatsen. De eerste opstapplaats is bij de Leckenborchflat, de tweede en derde opstapplaats kunnen verschillen. De reisorganisatie eist dat de opstapplaatsen goed bereikbaar moeten zijn voor de bus. Daarnaast houden de SVMH rekening met gemeentelijke bepalingen en beperkingen bij de keuze van de opstapplaatsen.

• De opstapplaats bij de Leckenborg is de opstelplaats voor de ingang voor dienstverlenende voertuigen. De bus is hier minimaal 15 minuten voor de vertrektijd aanwezig. Er is vlakbij de Leckenborg een goede parkeergelegenheid voor auto’s.
• Er is een opstapplaats in de nabijheid van de bloemenstal bij het station Gouda. Dit is goed te te bereiken met openbaar vervoer.
• Er is een opstapplaats bij het station Goverwelle. Dit is te bereiken met openbaar vervoer en er is op korte afstand parkeergelegenheid voor auto’s.
• Indien een deelnemer te laat is bij een opstapplaats en wel tijdig bij een andere opstapplaats kan zijn, kan deze daar zonder problemen alsnog instappen.

Indien daar aanleiding voor is kan de reisleiding besluiten de opstapplaatsen tijdelijk te wijzigen. Indien dit niet aangekondigd is in het reisschema worden de deelnemers die zich hebben aangemeld voor deze opstapplaats daarvan (telefonisch) in kennis gesteld. Alleen voor een definitieve wijziging van opstapplaatsen is een aanpassing van dit reglement vereist.

6. Nadere bepalingen reizen

 De deelnemers zorgen er voor dat hun telefoonnummers bekend zijn bij de SVMH.

1. 1. De begeleider namens de SVMH ontvangt de deelnemers aan de dagtocht/meerdaagse reis, heeft controle over de gereserveerde plaatsen en controleert het aantal deelnemers bij de opstapplaatsen.
   2. De begeleider namens de SVMH begeleidt de deelnemers gedurende de reis in samenwerking met de chauffeur van de touringcar.
   3. Heeft een deelnemer tijdens een reis een probleem, dan wordt dit direct gemeld aan de chauffeur / begeleider namens de SVMH. Er wordt dan gekeken of een oplossing mogelijk is.
   4. De deelnemers die opstappen bij de Leckenborg spreiden zich over de zitplaatsen in de bus.
   5. Voorin de bus worden plaatsen gereserveerd voor deelnemers met een beperking. Er zijn deelnemers die voorin de bus moeten zitten vanwege een whiplash of ziekte. Voor zover mogelijk worden de aanvragen gehonoreerd. Er zijn echter maar 4 plaatsen voorin waardoor aanvragers een plaats aangewezen kunnen krijgen op rij 2 of 3. Eventuele partners, familieleden, kennissen, vrienden en vriendinnen kunnen, indien aangevraagd, een plaats toegewezen krijgen nabij de gereserveerde plaatsen.
   6. Nagenoeg alle bussen hebben een toilet aan boord. Is er een toilet aan boord en een deelnemer wil daar gebruik van maken dan moet een sleutel worden opgehaald bij de chauffeur. Hierbij geldt Artikel 9.1 van de Algemene vervoer- en reisvoorwaarden van KNV (Koninklijk Nederlands Vervoer): ‘Het is de reiziger verboden tijdens het rijden te staan of te lopen in de bus, tenzij voor eigen risico van de reiziger’.
   7. De vertrektijd, zoals vermeld op de uitnodiging voor de reis in “Het Blad”, is de vertrektijd. Op dat tijdstip vertrekt de bus ongeacht het feit of alle aangemelde deelnemers aanwezig zijn. Deelnemers die niet tijdig aanwezig waren bij de opgegeven opstapplaats en daardoor niet mee konden, krijgen hun reissom niet terug betaald.

7. Aanvullende nadere bepalingen meerdaagse reizen

Bij een meerdaagse reis overlegt de reisbegeleiding met de chauffeur over het excursieprogramma, de vertrektijden van de excursies en de aanvang van het ontbijt/diner. De reisbegeleiding gaat hierbij uit van de belangen van de deelnemers.

1. 1. De begeleider namens de SVMH zorgt dat de deelnemers minimaal een maand voor aanvang van de reis een brief ontvangen met een lijst ‘Tips’, reisinformatie met vertrektijden bij de opstapplaatsen, een in te vullen deelnameformulier en een achterblijversformulier. Bij vertrek ontvangen de deelnemers een informatiemap met reisinformatie (achtergrondinformatie hotel, mogelijkheden voor excursies en plattegronden) en een deelnemerslijst.
   2. De reisbegeleider zorgt bij een meerdaagse reis voor een spelletjestas en een EHBO-tas.
   3. De kosten van maaltijden, koffie en dergelijke zitten, voor zover vermeld in het reisprogramma, in de reissom. De overige maaltijden en consumpties zijn voor eigen rekening van de deelnemers.
   4. De kosten van excursies zitten niet in de reissom. Kosten van excursies waaraan niet is deelgenomen worden niet doorberekend. De kosten voor de gemaakte excursies worden aan het eind van de reis afgerekend.
   5. Deelnemers aan meerdaagse reizen hebben contant geld nodig voor persoonlijke uitgaven en het betalen van de excursies. Er kan geen garantie worden geven dat te allen tijde PIN betalingen mogelijk zijn.

8. Verzekeringen

De SVMH sluit voor de deelnemers aan de reizen geen reis- en/of annuleringsverzekering af. Zij zelf verantwoordelijk voor het al dan niet afsluiten van verzekeringen. Bij een meerdaagse reis wordt dringend geadviseerd deze verzekeringen af te sluiten.

9. Slot bepalingen artikel 4

1. 1. De deelnemers dienen er voor te zorgen dat zij bij de reizen alle noodzakelijke papieren zoals het pasje van de ziektekosten verzekering en eventueel paspoort of identiteitskaart bij zich hebben.
   2. De deelnemers zorgen dat zij een telefoonnummer bij zich hebben dat in eventuele noodgevallen gebeld kan worden.
   3. Voor mensen die opgehaald worden bij de uitstapplaats geeft de chauffeur, kort voor aankomst, de verwachte aankomsttijd aan. De deelnemers kunnen dit doorgeven aan de persoon die hun ophaalt.

Artikel 5

Privacy

1. Seniorenvereniging Midden Holland (SVMH) heeft leden en kan alleen functioneren als het bestuur kan beschikken over enkele persoonlijke gegevens van die leden. Alle benodigde gegevens worden bij inschrijving op een inschrijfformulier ingevuld. Het bestuur legt de gegevens uit het inschrijfformulier vast in de ledenlijst. Het lid is ervoor verantwoordelijk om wijzigingen in deze persoonlijke gegevens zo spoedig mogelijk door te geven aan het bestuur. De leden hebben het recht hun gegevens in de ledenadministratie te raadplegen en zo nodig te rectificeren. Het bestuur draagt er zorg voor dat deze gegevens volgens de wettelijke termijnen worden gearchiveerd.
2. De in de ledenadministratie opgenomen gegevens en alle later doorgegeven wijzigingen daarin kunnen alleen door bestuursleden en degene die “Het Blad” verzend worden geraadpleegd. Deze personen kunnen deze gegevens nodig hebben om hun bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden te kunnen uitoefenen en kunnen de gegevens opnemen in een e-mail-, boekhoud-, of bankprogramma. Het bestuur geeft deze gegevens door aan andere instanties als dat wettelijk is voorgeschreven. Het bestuur er zorg voor dat de toevertrouwde persoonlijke gegevens niet worden gedeeld met andere leden, commerciële partijen, of andere belangstellenden zonder wettelijke noodzaak.
3. Tijdens activiteiten van de SVMH kunnen foto’s worden genomen. Deze kunnen door de SVMH worden gebruikt in “Het Blad”, op de website en in propaganda materiaal. Indien personen tegen deze openbaarmaking zijn, maken zij dit kenbaar bij het bestuur. Het bestuur zal, in overleg met de betrokkene, in overeenstemming met de wet maatregelen nemen.

Artikel 6

Slot bepalingen

In alle gevallen waar statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur.